Trong các hoạt động truyền thông – marketing của doanh nghiệp, tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng. Không chỉ là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng mà tổ chức sự kiện còn là cách doanh nghiệp quảng bá hình ảnh và thương hiệu cực kỳ uy tín. Nhưng để tổ chức thành công một sự kiện quy mô vừa và lớn không hề dễ. Hãy cùng Sala Mediaz tìm hiểu các bước tổ chức sự kiện qua bài viết sau đây.
1. Hoạt động tổ chức sự kiện là gì
Theo từ điển tiếng Việt, sự kiện là sự việc xảy ra mang đến ý nghĩa và giá trị nhất định đối với một cá nhân hay tập thể nào đó. Còn tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là quá trình lên kế hoạch tổ chức cũng như lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện mà thôi.
Trong lĩnh vực kinh doanh, tổ chức sự kiện sẽ thường gắn liền với các hoạt động như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, ký kết hợp đồng, ra mắt sản phẩm mới, hội chợ xúc tiến thương mại…
Tổ chức sự kiện là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, quảng bá hình ảnh thương hiệu
2. Tiết lộ 5 hình thức tổ chức sự kiện được ưa chuộng nhất thị trường
Tổ chức sự kiện là một khái niệm rất rộng với rất nhiều loại hình khác nhau. Tùy thuộc vào từng lĩnh vực cũng như mục đích mà các tổ chức và doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức phù hợp để triển khai. Dưới đây sẽ là tổng hợp 5 loại tổ chức sự kiện nổi bật nhất:
- Các sự kiện liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp: lễ khai trường, lễ khánh thành, sinh nhật,…
- Các sự kiện nhằm mục đích giáo dục và cung cấp kiến thức: hội nghị,..
- Các sự kiện quảng bá sản phẩm: hội chợ, triển lãm, show diễn thời trang, trưng bày…
- Các sự kiện liên quan đến giải trí và thể thao: lễ hội, ngày hội thể thao, các cuộc thi thể thao…
- Workshops/webinar: chuỗi hoạt động gặp gỡ, hội thảo của những người có cùng mối quan tâm
3. Lý giải nguyên nhân doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức sự kiện
Thực chất tổ chức sự kiện là cách mà nhiều doanh nghiệp đang tận dụng để nhằm thu hút sự chú ý và quan tâm từ khách hàng cũng như các đối tác. Ngoài ra, một số công ty thường lập kế hoạch tổ chức sự kiện nội bộ để nâng cao tinh thần làm việc đội nhóm đồng thời cũng là cơ hội để những người đứng đầu doanh nghiệp có cơ hội hiểu và gần gũi với nhân viên của mình hơn.
Trong chiến lược marketing offline, tổ chức sự kiện được đánh giá là phương tiện dễ dàng có thể tiếp cận và tương tác trực tiếp với một nhóm khách hàng lớn. Nếu doanh nghiệp làm tốt các bước tổ chức sự kiện thì hoàn toàn có thể biến chúng trở thành kênh bán hàng tương đối hiệu quả bên cạnh mục tiêu branding thương hiệu.
Tổ chức sự kiện là phương tiện dễ dàng có thể tiếp cận và tương tác trực tiếp với một nhóm khách hàng lớn
4. 5 bước lên kế hoạch tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và hiệu quả
Như Sala Mediaz đã nhiều lần chia sẻ, trước khi bắt tay vào làm bất cứ hoạt động nào, chúng ta cũng nên lập kế hoạch. Tổ chức sự kiện không phải ngoại lệ. Hãy cùng tìm hiểu quy trình các bước tổ chức sự kiện nhé.
Bước 1: Hoạt động nghiên cứu
Để đảm bảo hiệu quả và không “ném tiền qua cửa sổ” thì nhân sự phụ trách cần phải tiến hành một số bước nghiên cứu cơ bản. Tùy thuộc vào từng loại sự kiện mà đưa ra các đầu mục cần research như nói chung bạn cần đảm bảo được các nội dung sau:
- Không gian, địa điểm
- Concept tổng
- Các hoạt động chính
- Các đầu mục KPI cần đánh giá
Hoạt động nghiên cứu
Bước 2: Làm rõ các thông tin cơ bản của sự kiện
Để có thể lựa chọn không gian, đề xuất các hoạt động phù hợp và đảm bảo sự kiện không bị “ế” thì doanh nghiệp cần làm rõ các đầu mục sau:
- Loại hình tổ chức sự kiện
- Mục tiêu của sự kiện
- Dự đoán số lượng người tham dự
- Thời gian tổ chức
- Ngân sách tối đa doanh nghiệp có thể chi trả
Bước 3: Xây dựng kịch bản diễn ra sự kiện
Trong tổ chức sự kiện ngoài hệ thống âm thanh và hình ảnh xịn sò ra thì kịch bản chính là thứ níu chân người tham gia. Nếu doanh nghiệp của bạn xây dựng được một kịch bản hay, hấp dẫn và đầy tính sáng tạo thì Sala Mediaz tin chắc sự kiện đã thành công hơn phân nửa.
Không chỉ phải làm kịch bản và timeline cho từng phần nội dung của sự kiện mà phần kịch bản của MC cũng vô cùng quan trọng. MC chính là người dẫn dắt và đưa người tham gia đi từ cảm xúc này đến cảm xúc khác nên bạn hãy đặc biệt chú ý nhé.
Xây dựng kịch bản cho sự kiện
Bước 4: Phân công công việc phù hợp với từng nhân sự
Một sự kiện tầm cỡ đòi hỏi rất nhiều nhân sự tham gia từ ban chuyên môn phụ trách sản xuất kịch bản, nội dung đến ban truyền thông quảng bá sự kiện và không thể thiếu đội hậu cần góp sức rất lớn để hoàn thiện phần nghe cũng như phần hình.
Trước khi bắt đầu sự kiện, doanh nghiệp cần phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng cá nhân và bắt buộc phải có tập dượt trước để đảm bảo sự trơn tru cho sự kiện nhé.
Bước 5: Không bỏ qua bước lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Bất kể hoạt động nào nếu muốn nhiều người biết đến cũng sẽ cần một chiến lược truyền thông bài bản. Trước ngày diễn ra sự kiện, nhiều doanh nghiệp thậm chí còn lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện xuyên suốt 1-2 tháng trời. Chúng ta nên kết hợp song song cả hoạt động online và offline.
Đối với online, ngoài các kênh owned media như fanpage, email marketing thì doanh nghiệp nên sử dụng thêm paid media như báo chí, KOL…để quảng bá cho sự kiện. Còn các hoạt động offline sẽ là phát tờ rơi, dán banner tại các nơi công cộng hoặc sử dụng hệ thống OOH (Quảng cáo ngoài phạm vị sinh sống Out Of Home) nếu là các sự kiện tầm cỡ.
Với những chia sẻ về các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện, Sala Mediaz hy vọng bạn đọc sẽ tích lũy thêm nhiều thông tin bổ ích giúp quảng bá hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào qua các hình thức sau:
CÔNG TY TNHH SALA MEDIAZ
Website: https://salamediaz.com/
Add: 244/29 Huỳnh Văn Bánh, P.11, Q.Phú Nhuận, Tp.Hồ Chí Minh
Hotline: 0901 93 7899
Email: admin@salamediaz.com
