Tổ chức sự kiện là một khái niệm có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Vậy khái niệm sự kiện cụ thể là như thế nào? Ngành sự kiện và nghề tổ chức sự kiện có quy trình ra sao? đòi hỏi những yếu tố gì? Cùng Sala Mediaz tìm hiểu qua bài viết bên dưới nhé!
1. Khái niệm sự kiện, tổ chức sự kiện là gì?
Theo định nghĩa chung của cộng đồng thì sự kiên lớn là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin, như: các chương trình thi đấu thể thao, giải trí, các cuộc thi hoa hậu, các kì SeaGame…
Sự kiện nhỏ là những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như cưới hỏi, sinh nhật, khai trương, hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm…
Hoạt động tổ chức sự kiện (event) – Tạo sự quan tâm, thu hút của đối tượng tham gia với mục tiêu cụ thể
- Tóm lại sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.
- Trong Marketing, sự kiện được định nghĩa là những hoạt động liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường.
- Tổ chức sự kiện là các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,…nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
2. Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?
Tổ chức một event bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
- Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
- Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
- Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
- Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
- Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
- Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
- Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
- Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
- Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,…
- Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
Sự kiện thường đi kèm với các bữa tiệc được tổ chức song song
- Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
- Workshops: Bán hàng
- Conferences: Là các buổi Hội thảo
- Conventions: Là các buổi Hội nghị
- Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
- Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
- Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
- Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
- Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
3. Vai trò và mục tiêu của tổ chức sự kiện
Việc tổ chức sự kiện có vai trò nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Nó như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.
Mục đích của sự kiện là kết quả mà nhà đầu tư và ban tổ chức lên kế hoạch ngay từ đầu
Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra từ đầu nhằm phấn đấu đạt được. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích:
- Xây dựng các chiến dịch truyền thông, phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp/ nhà tài trợ.
- Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu doanh nghiệp/ nhà tài trợ.
- Tạo hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.
- Hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp/ nhà tài trợ.
4. Quy trình tổ chức sự kiện
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược chung của doanh nghiệp. Thế nhưng, dù là loại hình sự kiện nào muốn thành công đều phải tuân theo một quy trình tổ chức event và cách thức tổ chức nhất định.
– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
- Nghiên cứu về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực…
- Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện trên mọi kênh online lẫn offline.
Giai đoạn chuẩn bị trước khi diễn ra sự kiện đóng vai trò quan trọng
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
- Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
- Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
- Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
– Kết thúc sự kiện
- Xúc tiến và quảng bá sự kiện
- Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
- Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
- Chăm sóc khách mời, đối tác sau sự kiện
Ngoài ra trong quá trình thực hiện sự kiện bạn cần phải có phương án dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện.
5. Các thành phần tham gia tổ chức sự kiện
Là các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp trực tiếp hoặc gián tiếp tham gia vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham gia sự kiện bao gồm các nhóm chính:
- Nhà đầu tư, nhà tài trợ sự kiện
- Nhà tổ chức sự kiện
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện
- Khách mời tham gia sự kiện
- Chính quyền và cư dân nơi sự kiện diễn ra
6. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công
Để xây dựng sự kiện hiệu quả, cần xác định được kế hoạch chu đáo, mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Cụ thể như:
Nên kiểm tra máy móc, trang thiết bị công nghệ chu đáo trước khi diễn ra sự kiện
- Xác định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện
- Gửi thư mời chi tiết đến cho khách hàng/ đối tác/ khách mời
- Bám sát kế hoạch và hành động theo nó
- Tổ chức và lưu trữ các thông tin cần thiết một cách khoa học
- Lập kế hoạch B cho mọi tình huống
- Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp (như kim chỉ, kéo, băng dính 2 mặt…để kịp thời hỗ trợ khách mời)
- Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng xuyên suốt quá trình trước – trong và sau khi tổ chức sự kiện
- Cần phải có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ của nhân sự ekip như máy chiếu, âm thanh, ánh sáng, bộ đàm, microphone, camera,..
- Chi tiêu trong phạm vi ngân sách
Kết
Trên đây là bài viết cung cấp thông tin về khái niệm sự kiện cũng như quy trình tổ chức sự kiện chi tiết nhất. Hy vọng thông tin hữu ích trên giúp bạn có cái nhìn hiểu rõ hơn về sự kiện và đưa ra chiến lược tổ chức cụ thể – chi tiết cho doanh nghiệp của mình.
——————————————–
CÔNG TY TNHH SALA MEDIAZ
Website: https://salamediaz.com/
Add: 10/26/18 Đường số 7, Phường Tam Bình, Quận Thủ Đức, Tp.Hồ Chí Minh
Hotline: 0901 93 7899
Email: admin@salamediaz.com
